19. Les secrétaires français et québécois convoquent conjointement les réunions du jury en transmettant à chacun des membres un avis écrit au moins 15 jours francs avant la tenue des réunions lorsqu’elles ont lieu en France ou au Québec, et au moins 5 jours francs avant la tenue des réunions lorsque celles-ci s’effectuent par téléconférence.
Les secrétaires assistent aux réunions, rédigent les procès-verbaux et transmettent la décision du jury ainsi qu’une copie des procès-verbaux à leur ministre respectif.
Les secrétaires n’ont pas de droit de vote aux réunions du jury.